A día de hoy existen varias soluciones de control horario, debido a que, el control de la jornada laboral ha pasado de ser una recomendación para convertirse en una obligación legal que, de no cumplirse, puede derivar en multas significativas para las empresas.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, están obligadas a llevar un registro detallado de la jornada de trabajo de sus empleados.
No cumplir con esta normativa puede resultar en sanciones de hasta 10.000 euros.
Por esta razón, es crucial conocer tanto la normativa como las mejores soluciones tecnológicas que te ayudarán a gestionar el control horario de forma eficiente. A continuación, te presentamos cinco soluciones que pueden adaptarse a las necesidades de tu empresa y evitar posibles sanciones.
Antes de elegir una solución, es importante que esta cumpla con ciertas características que faciliten el control y gestión del tiempo de trabajo.
Entre las funcionalidades más importantes se encuentran:
Registro de la jornada laboral
Se debe registrar la jornada laboral de cada empleado, independientemente de si trabajan en la oficina, desde casa o en cualquier otro lugar.
Generación de informes automáticos
Debe tener la funcionalidad para generar informes de las horas trabajadas que detallen , ausencias, retrasos y otras métricas clave.
Geolocalización del fichaje
Esto es especialmente útil para trabajadores que desarrollan su labor en el terreno o en movilidad.
Calendario de horarios y turnos
Lo que facilita la organización interna y mejora la planificación de recursos
¿Es obligatorio fichar en el trabajo?
Sí, desde el 12 de mayo de 2019, fichar en el trabajo es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño.
El Real Decreto Ley 8/2019 establece que todas las compañías deben llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados, y este debe estar a disposición de los trabajadores, los representantes legales y la Inspección de Trabajo durante un periodo mínimo de 4 años.
Las empresas, junto con los representantes de los empleados, deben elegir el sistema que mejor se ajuste a las características de su actividad. No llevar un registro horario es una infracción laboral que puede dar lugar a sanciones económicas importantes, por ello, han surgido varias soluciones de control horario, que permiten fichar la jornada laboral de diferentes maneras, unos cumplen más con los requisitos de la ley que otros.
Maneras de fichar la jornada laboral
Seleccionar la solución de control horario para el fichaje es fundamental para garantizar un proceso ágil y efectivo.
A continuación, te presentamos cinco soluciones que pueden ayudar a tu empresa a cumplir con la normativa de control horario:
Aplicaciones con geolocalización
El teletrabajo se ha consolidado como una opción habitual para muchas empresas, por ello, contar con una aplicación que permita fichar desde dispositivos móviles es bastante necesario.
Este tipo de solución permite a los empleados registrar su jornada de trabajo desde cualquier lugar, lo que es especialmente útil para quienes trabajan en remoto o en movimiento, como equipos comerciales o de servicios.
Además, si la aplicación incluye la funcionalidad de geolocalización, será aún más útil para verificar la ubicación de los empleados al momento de fichar.
Esto proporciona transparencia y asegura el cumplimiento de la normativa, garantizando la protección de la privacidad según las leyes vigentes.
Ventajas:
- Flexibilidad para empleados en movilidad.
- Registro preciso con geolocalización.
- Fichaje sencillo desde el móvil, incluso sin acceso a una computadora.
Kiosko de fichaje en instalaciones
Para empresas donde los empleados trabajan físicamente en un almacén, una fábrica o un entorno similar, el uso de un kiosco de fichaje es una solución práctica.
Los kioscos permiten que los empleados registren su entrada y salida de manera rápida y efectiva, mediante un terminal instalado en un punto estratégico de las instalaciones.
Este tipo de solución es perfecta para lugares donde no todos los empleados tienen acceso a un ordenador o dispositivo móvil, como ocurre en muchas industrias de manufactura o logística.
Ventajas:
- Fácil de usar en entornos físicos.
- Reduce el riesgo de que los empleados olviden fichar.
- Puede incluir tecnología de identificación biométrica para mayor seguridad.
Software de control horario basado en la nube
Una de las opciones más versátiles es el uso de un software de control horario que funcione desde cualquier navegador web. Este tipo de herramienta permite a los empleados fichar desde cualquier dispositivo con acceso a internet, utilizando un nombre de usuario y contraseña únicos.
Estos sistemas suelen ofrecer funcionalidades adicionales como la generación automática de informes, integración con herramientas de gestión de recursos humanos y la posibilidad de asignar horas a proyectos específicos.
Ventajas:
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
- Ideal para equipos que trabajan tanto en la oficina como en remoto.
- Fácil integración con otros sistemas de gestión empresarial.
Tarjetas o llaveros RFID para fichaje
El uso de tarjetas o llaveros RFID (identificación por radiofrecuencia) es una solución tradicional que sigue siendo efectiva en muchas empresas. Los empleados simplemente deben acercar su tarjeta o llavero a un lector para registrar su entrada o salida.
Aunque esta solución es práctica, tiene limitaciones en comparación con los sistemas basados en la nube o aplicaciones móviles, ya que no suele ofrecer funcionalidades avanzadas como la geolocalización o la visualización global de las horas trabajadas.
Ventajas:
- Fichaje rápido y sencillo.
- Ideal para empresas con un gran volumen de empleados.
- Fácil de implementar y mantener.
Control horario manual (papel y boli)
Aunque cada vez es menos común, algunas pequeñas empresas todavía utilizan métodos manuales para el control horario. Este sistema, basado en hojas de asistencia donde los empleados apuntan su entrada y salida, puede parecer una opción económica, pero tiene grandes desventajas: es fácil de falsificar, requiere mucho tiempo para gestionar y es más propenso a errores.
Además, en caso de inspección laboral, puede ser más complicado justificar el cumplimiento de la normativa utilizando este tipo de registros.
Ventajas:
- Coste inicial bajo
- Fácil de implementar:
- Independencia tecnológica
Chronos by LABS, un software de control horario que se ajusta a tu negocio
Chronos by LABS es un software de control horario diseñado para adaptarse a las necesidades de cualquier empresa moderna, sin importar su tamaño o sector. Este sistema ofrece una solución versátil, con varias opciones de acceso que incluyen formato app móvil, kiosko para entornos industriales o de almacén, y formato web para uso desde cualquier ordenador.
Esta flexibilidad asegura que cada empresa pueda utilizar la modalidad que mejor se ajuste a su operativa diaria.
Además de su integración sencilla con otros sistemas de gestión empresarial, Chronos destaca por su interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que permite una adopción rápida y sin complicaciones por parte de todos los empleados.
Ya sea en oficinas, en remoto o en movilidad, Chronos by LABS facilita el control horario de manera eficiente, asegurando que las empresas cumplan con la normativa legal mientras optimizan su productividad. ¡Solicita tu demo gratuita hoy mismo!
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