El papel pasa a la historia. Con la llegada de 2025, las empresas deberán adaptarse sí o sí al nuevo sistema de control horario digital obligatorio, una medida que forma parte de la reforma laboral impulsada por el Gobierno junto a los sindicatos. Aunque todavía es un anteproyecto, está previsto que esta normativa entre en vigor el próximo año, y viene con cambios importantes.
Este giro hacia lo digital no es solo una cuestión tecnológica: es una manera de garantizar transparencia, eficiencia y cumplimiento legal. Y, si tu empresa sigue usando papel o incluso Excel, es hora de que empieces a prepararte.
La reforma trae tres grandes novedades:
- Reducción de la jornada laboral máxima.
- Refuerzo del derecho a la desconexión digital.
- Modificación del registro de jornada: el fichaje será completamente digital.
Fin del fichaje en papel (y también del Excel “apañado”)
Sí, eso de firmar a boli en una hoja o rellenar una tabla de Excel ya no servirá. Aunque Excel es digital, no cumple con los requisitos de automatización, trazabilidad ni seguridad de datos que exige la nueva normativa. El objetivo es claro: un sistema que no se pueda manipular, que sea accesible y que respete los derechos del trabajador.
Pausas, descansos y café... todo cuenta
Uno de los aspectos más estrictos del nuevo reglamento es el registro de todas las interrupciones de la jornada laboral. Eso incluye la pausa para el café, los descansos, e incluso si paras para una llamada personal. Todo eso se deberá contabilizar en el sistema.
Pero ojo: los convenios colectivos podrán regular estas pausas como parte de la jornada si así se acuerda. Así que la empresa deberá adaptar su software para registrar ese tipo de situaciones con precisión.
Cómo será el nuevo sistema digital de control horario
Esta transformación va mucho más allá de pasar de papel a una app. Hablamos de un registro automatizado, centralizado y accesible para todas las partes implicadas: trabajadores, representantes legales e inspectores laborales.
Accesible desde cualquier dispositivo
El sistema deberá funcionar desde móvil, tablet u ordenador. Esto facilita que los empleados puedan fichar en remoto, consultar sus registros o corregir errores si los hay. La idea es que cada trabajador tenga control y visibilidad de su jornada, sin complicaciones.
Automatización = menos errores y manipulaciones
El fichaje no podrá depender del “me acuerdo de fichar” ni de anotar manualmente las horas. El sistema debe dejar registrar el inicio y final de la jornada, y si se hacen horas extra, deben quedar reflejadas. Todo esto con el menor margen posible para errores humanos o cambios intencionados.
Ventajas también para la inspecciones
Con el sistema digital, las inspecciones de trabajo ya no tendrán que personarse físicamente. Podrán acceder a los registros de forma remota y en tiempo real, lo que agiliza muchísimo los procesos y mejora la supervisión.
Esto, además, reduce la posibilidad de trampas o desajustes en los horarios registrados. Los datos estarán protegidos y serán más fáciles de analizar para detectar posibles incumplimientos.
¿Y los registros? Se guardan mínimo 4 años
Guardar montones de papeles durante años era un caos. Con el nuevo sistema, los registros digitales se conservarán durante al menos cuatro años, pero esta vez de forma organizada, segura y fácilmente accesible. Ya no hay excusas: todo estará ordenado y al alcance en caso de auditoría o reclamación.
Multas más duras por incumplimiento
Las sanciones por no cumplir con el registro obligatorio serán mucho más serias. Las inspecciones podrán multar a las empresas con cantidades importantes si no se adapta al nuevo sistema, si manipula los registros o si no conserva los datos el tiempo mínimo requerido.
Además, se vigilará más que nunca la correcta contabilización de las horas extra y su compensación, ya sea con dinero o tiempo de descanso.
¿Todo lo que se trabaje cuenta?
Sí. La norma es clara: todo el tiempo desde que empieza hasta que termina la jornada cuenta como tiempo efectivo de trabajo, salvo que esté registrado como pausa. Es decir, si empiezas a las 8:00 y terminas a las 17:00, ese tiempo debe estar íntegramente registrado, y si haces más, son horas extraordinarias.
Y aquí no hay distinción: da igual si estás en la oficina o trabajando desde casa. La jornada debe estar fichada igualmente.
Qué requisitos debe cumplir el control horario digital
Para que un sistema sea válido legalmente en 2025, debe cumplir con estos puntos:
¿Cómo adaptar tu empresa sin morir en el intento?
No basta con cambiar el método de fichaje: hay que asegurarse de que el sistema elegido cumpla con todo lo anterior. Aquí es donde muchas empresas se equivocan pensando que con una app sencilla o una hoja Excel lo tienen todo resuelto.
Una buena solución debe ser fácil de usar, escalable y cumplir con cada punto de la normativa.
Para estar tranquilo y cumplir con la normativa, te recomendamos Chronos by LABS, un sistema de control horario 100% digital que marca todas las casillas. Es intuitivo, fácil de implementar y está diseñado para que la adaptación no sea un dolor de cabeza.
¿Qué ofrece?
- Geolocalización del fichaje (ideal para equipos en movilidad).
- Solicitud de vacaciones y ausencias directamente desde la plataforma.
- Notificaciones en tiempo real.
- Informes detallados.
- Acceso desde cualquier dispositivo.
- Visión completa de las horas trabajadas por empleado.
Chronos es una solución que va más allá del simple fichaje. Te permite tener bajo control todo lo relacionado con el tiempo laboral, con transparencia y sin complicaciones.
El cambio al control horario digital obligatorio en 2025 es una oportunidad para modernizar la gestión laboral. Aunque al principio parezca un reto, adaptarse es más fácil de lo que parece si eliges bien la herramienta.
Y lo más importante: estarás cumpliendo con la ley, protegiendo a tu equipo y ganando tiempo (y tranquilidad) en el camino.
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