Los cambios normativos nunca son sencillos, y mucho menos cuando afectan de lleno a algo tan sensible como la facturación. La nueva Ley Antifraude no es la excepción. Sabemos que este tipo de modificaciones pueden generar dudas, nerviosismo o incluso rechazo. Pero lo cierto es que, con la planificación adecuada, ese desconcierto se puede transformar en seguridad, cumplimiento y mejora operativa real.
Sí, porque adaptar tus procesos no solo es una cuestión de “cumplir la ley y evitar multas” —que no es poca cosa—, sino también de aprovechar la oportunidad para mejorar tus sistemas internos, ordenar tu información y hacer que todo fluya mejor a nivel empresarial.
En este artículo te contamos paso a paso cómo abordar esta transición, qué exige exactamente la ley, y cómo preparar tu empresa para lo que ya es una nueva realidad: un control más estricto, pero también más justo, transparente y eficaz.
Desde la entrada en vigor de la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude, se han puesto en marcha una serie de medidas para evitar el fraude fiscal, mejorar la trazabilidad de las operaciones y garantizar la veracidad de las facturas.
Uno de los puntos clave de esta ley es que todos los sistemas de facturación deberán garantizar la inalterabilidad, trazabilidad e integridad de los datos. Es decir: nada de modificar o borrar facturas sin dejar rastro. Todo debe quedar registrado, accesible y verificado.
Y esto, por supuesto, exige que las empresas revisen a fondo sus procesos y herramientas de facturación, desde el software que usan hasta la forma en que sus equipos generan, almacenan y gestionan los documentos comerciales.
¿Cómo debe ser tu software de facturación a partir de ahora?
Uno de los grandes cambios es que ya no vale cualquier programa para facturar. El software que utilices deberá cumplir con una serie de características obligatorias para que sea considerado “legal” según la Ley Antifraude.
Estas son las claves que debe cumplir tu sistema:
Integridad
El software debe registrar con precisión cada factura emitida o recibida, sin omisiones. Cada operación tiene que quedar documentada de forma completa.
Conservación
La ley exige que toda la información esté almacenada y disponible durante al menos cuatro años fiscales completos. Perder datos o no poder justificarlos ante una inspección puede suponer sanciones serias.
Accesibilidad
Debe permitir el acceso mediante usuarios identificados y contraseñas seguras, diferenciando roles y niveles de acceso según cada perfil, en línea con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Legibilidad
La información tiene que poder entenderse fácilmente y estar en un formato estándar para que cualquier persona autorizada —interna o externa— pueda interpretarla sin dificultad.
Trazabilidad
Cada movimiento debe dejar huella: qué se hizo, cuándo, por quién y desde qué IP o dispositivo. Esta trazabilidad debe aplicarse a toda la cadena: desde la emisión hasta la anulación o modificación de documentos.
Inalterabilidad
Una vez emitida una factura, no se puede modificar sin dejar constancia. Cualquier edición debe quedar registrada, y el sistema debe conservar versiones anteriores, aunque se haya eliminado un documento.
Paso 1: Revisa cómo facturas ahora mismo
Antes de implementar cambios, toca mirar hacia adentro. Analiza cómo funciona tu proceso de facturación hoy. Este diagnóstico inicial es clave para saber qué debes mejorar.
Hazte preguntas como:
- ¿Quién emite las facturas en tu empresa y qué nivel de formación tiene en este ámbito?
- ¿Cómo se realiza el proceso de facturación: manual, digital, mixto?
- ¿Se utilizan hojas de Excel, programas específicos, software no certificado?
- ¿Qué herramientas de soporte tiene tu equipo cuando surgen dudas?
- ¿Qué valoran tus clientes y proveedores en la forma en que les facturas?
- ¿Tu equipo está preparado para asumir cambios? ¿Tienes recursos o necesitas apoyo externo?
Este primer paso es más importante de lo que parece. No es solo un “chequeo”, es la base sobre la que vas a construir el resto del proceso.
Paso 2: Diseña tu hoja de ruta de cambio
Una vez sabes desde dónde partes, necesitas estructurar el cambio con cabeza. Aquí no vale improvisar. Se trata de planificar una transición ordenada, con fechas, responsables y recursos asignados.
¿Qué debe incluir tu plan?
- Listado de procesos actuales que se verán afectados.
- Objetivos concretos (ej. eliminar el uso de Excel en 30 días, migrar a software validado, formar al equipo…).
- Plazos y responsables para cada acción.
- Formación interna para quienes intervienen en el proceso de facturación.
- Migración de datos y documentos si cambias de software.
- Pruebas y validación antes de operar 100 % bajo el nuevo sistema.
👉 Consejo: Involucra a todos los implicados desde el inicio. Si el equipo se siente parte del proceso, la adaptación será mucho más fluida.
Paso 3: Invierte en un software certificado y adaptado
No esperes al último momento para cambiar de herramienta. Busca desde ya un software que cumpla con la Ley Antifraude, pero también que te ayude a optimizar otros procesos.
Hoy en día existen muchas soluciones en el mercado que ofrecen:
- Facturación electrónica con trazabilidad.
- Integración con contabilidad y bancos.
- Control de vencimientos y pagos.
- Gestión documental y firma digital.
- Informes y analítica para tomar mejores decisiones.
Recuerda: este cambio no es solo una obligación legal. Es una oportunidad para mejorar la eficiencia, la organización y la profesionalidad de tu negocio.
¿Qué pasa si no cumplo con la ley?
La ley no solo establece cómo debe hacerse la facturación, sino que también prevé sanciones importantes para quienes no se adapten.
- No disponer de un sistema válido puede considerarse infracción grave.
- Las multas pueden llegar hasta 50.000 € por ejercicio, y más si hay reincidencia.
- Además, si se detectan modificaciones fraudulentas o falta de trazabilidad, la sanción será aún más dura.
La Agencia Tributaria ha confirmado que empezará a exigir cumplimiento estricto a partir de la publicación del reglamento técnico (pendiente de publicación definitiva, pero ya en borrador). Así que el margen se acorta.
adáptate a la Ley Antifraude y gana mucho más que tranquilidad
Cumplir con la Ley Antifraude no es solo “hacer lo que toca para evitar sanciones”. Es una oportunidad para dejar atrás sistemas antiguos, caóticos o inseguros y empezar a trabajar con más control, más trazabilidad y más eficiencia.
No es un proceso que se haga en dos días, pero cuanto antes empieces, mejor preparado estarás cuando llegue la exigencia oficial. Y no solo eso: tendrás un sistema de facturación más fiable, más profesional y más alineado con el crecimiento de tu empresa.
Hazlo por tu cumplimiento legal, sí, pero también por la salud de tus procesos internos.
En InfortisaLABS te ayudamos a implementar tu sistema de facturación conforme a la Ley Antifraude
Somos especialistas en digitalización de procesos empresariales y partners tecnológicos de referencia en soluciones de cumplimiento normativo. A través de nuestro Programa de Facturación Electrónica, ayudamos a empresas como la tuya a adaptarse a la nueva Ley Antifraude de forma sencilla y segura, acompañándote en todo el proceso de transformación digital.
Nuestro equipo te asesora en la elección del software más adecuado, te guía en la implantación técnica, la configuración del sistema conforme a la normativa y la formación de tu equipo para que el cambio no solo sea un trámite, sino una mejora real en tu operativa diaria. Además, te damos acceso a soluciones certificadas que garantizan trazabilidad, inalterabilidad, accesibilidad y cumplimiento total.
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