Empezar un proyecto propio es emocionante, pero también implica enfrentarse a nuevas responsabilidades. Una de las más importantes —y a veces temidas— es aprender a hacer facturas correctamente.
Si eres autónomo o acabas de lanzar tu negocio, seguro que ya te has preguntado: ¿cómo se hace una factura? Tranquilo/a, que no estás solo/a. En esta guía te explico paso a paso, de manera sencilla y con todos los detalles que necesitas saber, cómo crear una factura legal y profesional.
Una factura es un documento mercantil que sirve para dejar constancia de la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Es obligatoria tanto para empresas como para autónomos. Tiene valor legal, contable y fiscal, y se convierte en una herramienta clave para:
- Justificar ingresos y gastos.
- Declarar impuestos.
- Reclamar pagos.
- Llevar un control financiero ordenado.
Cuándo tienes que emitir una factura
Debes emitir una factura siempre que realices una actividad económica con intercambio de bienes o servicios. Pero hay casos concretos donde es obligatorio emitirla sí o sí:
- Si el cliente es otro autónomo o empresa y actúa como tal.
- Cuando el cliente lo solicita para ejercer un derecho tributario (por ejemplo, deducción de IVA).
- En entregas intracomunitarias de bienes (ventas dentro de la UE exentas de IVA).
- En exportaciones exentas de IVA (excepto tiendas libres de impuestos).
- Si tu cliente es una Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como profesional.
- Cuando los productos se instalan o montan antes de ser entregados.
- En ventas a distancia o productos sujetos a impuestos especiales.
- En casos donde aplica la inversión del sujeto pasivo del IVA.
Cómo hacer una factura correctamente paso a paso
Aquí vamos con lo importante: los 8 pasos que debes seguir para generar una factura completa, legal y que no te dé dolores de cabeza.
PASO 1: Identificación del emisor de la factura
Aquí debes incluir todos los datos necesarios para identificar a la persona o empresa que emite la factura (es decir, tú):
- Nombre y apellidos (si eres autónomo) o razón social (si es una empresa).
- NIF o CIF.
- Dirección fiscal completa.
- Teléfono o email (opcional, pero útil).
👉 Este bloque debe estar en la parte superior de la factura, bien visible.
PASO 2: Datos del destinatario (cliente)
Al igual que con el emisor, debes identificar al cliente con estos datos:
- Nombre o razón social.
- NIF o CIF.
- Dirección fiscal o domicilio.
- Email o contacto si lo deseas.
Esto es obligatorio incluso si tu cliente es otro autónomo, una empresa o una entidad pública.
PASO 3: Numeración y fecha de la factura
Aquí empiezan los datos que identifican el documento como una factura única y legal:
- Número de factura: debe ser correlativo y formar parte de una serie (por ejemplo: F2025-001).
- Fecha de emisión: el día exacto en que emites la factura.
- (Opcional pero recomendable): Fecha de vencimiento (día límite para que el cliente pague).
💡 Evita saltos o duplicaciones en la numeración: es uno de los errores que más revisa Hacienda.
PASO 4: Detalles de los productos o servicios prestados
Aquí describes con precisión lo que estás facturando. Detalla cada producto o servicio:
- Descripción clara (ej.: “Consultoría digital – 3 horas” o “Tarima flotante vinílica Finsa 20 m²”).
- Precio unitario sin impuestos.
- Cantidad (unidades, horas, metros…).
- (Opcional) Puedes añadir referencias internas, fechas de servicio o códigos.
💡 Sé específico. Esto evita confusiones y te protege en caso de reclamaciones.
PASO 5: Subtotales y desgloses
Aquí empieza el cálculo económico. Deja bien detallado:
- Base imponible: el subtotal antes de impuestos y retenciones.
- Descuentos aplicados, si corresponde (por ejemplo: 10 % de fidelidad).
- Subtotal tras descuentos, que será la base sobre la que apliques IVA e IRPF.
PASO 6: Aplicación de impuestos (IVA y retención de IRPF)
Este es el punto favorito de Hacienda, así que hazlo con cuidado:
➤ IVA:
- Tipo de IVA: General (21 %), reducido (10 %) o superreducido (4 %).
- Cuota de IVA: el importe resultante de aplicar el porcentaje a la base imponible.
➤ IRPF:
- Solo si eres autónomo y estás obligado a aplicarlo.
- Tipo de IRPF: Generalmente 15 %, aunque los nuevos autónomos pueden aplicar un 7 % durante los primeros años.
- Cuota de retención: se resta del importe total.
💡 Recuerda desglosar por separado IVA e IRPF para que tu cliente pueda declarar correctamente.
PASO 8: Información adicional obligatoria (si aplica)
Hay ciertas situaciones donde debes añadir información extra en la factura:
- Si tu actividad está exenta de IVA, indica la frase:
“Factura exenta de IVA. Art. 20 – Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido”. - Si estás en un régimen especial de IVA (recargo de equivalencia, criterio de caja…), debes especificarlo.
- Si el cliente emite la factura por ti, debe decir: “Facturación por el destinatario”.
- Si se aplica la inversión del sujeto pasivo, debes incluir la frase: “Inversión del sujeto pasivo”.
¿Qué herramientas usar para hacer tus facturas?
Aunque podrías hacerlas con Word o Excel, esto no es lo más recomendable. Estas herramientas no están diseñadas para cumplir con los requisitos legales ni para automatizar tareas fiscales. Lo mejor es usar un software de facturación, que:
- Asegura el cumplimiento legal con la normativa vigente.
- Calcula automáticamente los impuestos como el IVA y el IRPF.
- Guarda tus facturas en la nube para que no pierdas nada.
- Te permite enviarlas en PDF al cliente con un solo clic.
💡 Desde InfortisaLABS te lo ponemos fácil: ponemos a tu disposición nuestro software de facturación profesional, y lo mejor es que puedes acceder a él a coste cero gracias al Kit Digital.
Una oportunidad perfecta ahora que está a punto de entrar en vigor la nueva normativa de facturación electrónica. ¡No la dejes pasar!
Para no perderte las últimas noticias, ¡suscríbete a nuestra lista de correo!
