El 12 de mayo de 2019 marcó un antes y un después para las empresas en España, con la entrada en vigor de la ley del control horario de trabajadores. Desde entonces, todas las empresas deben cumplir con esta normativa, aunque muchas aún no lo han implementado.
Es importante recordar que su obligatoriedad es real y debemos adaptarnos a ella. Puedes encontrar más información sobre la normativa en nuestro artículo: Control horario trabajadores: Qué es y de que trata la normativa.
Vivimos en un mundo lleno de industrias diversas, cada una con sus propios desafíos y oportunidades, y aunque la ley es la misma para todas, la forma de implementarla puede variar según el sector, considerando diferentes requisitos y formas de aprovechar al máximo sus beneficios.
Si bien no se ha definido una única manera obligatoria de introducir el control horario, existen ciertos consejos que pueden servirte de guía para hacerlo de manera efectiva en tu empresa.
Aquí te presentamos cinco pasos esenciales para implementarlo:
PASO 1: Analizar los puestos de trabajo
El primer paso es comprender a fondo los diferentes roles y departamentos de tu empresa. ¿A qué hora llega cada equipo? ¿Cuáles son sus horarios de descanso? ¿Hay empleados que trabajan de manera remota o en diferentes ubicaciones?
Hacer un esquema claro de cómo funciona tu empresa te permitirá establecer el mejor método de control horario.
Por ejemplo, si tienes empleados que trabajan fuera de la oficina, un software de control horario con geolocalización puede ser muy útil.
Este tipo de software de control horario actualiza automáticamente la ubicación de cada empleado, facilitando la gestión y asegurando que los datos sean precisos.
PASO 2: Herramienta de Control Horario
Una vez que hayas identificado las necesidades específicas de tu empresa, es momento de adoptar la herramienta de control horario adecuada.
En el mercado, encontrarás una amplia variedad de opciones, desde plantillas de Excel hasta sistemas biométricos, herramientas de gestión unificada de recursos humanos y softwares especializados en control horario.
Es fundamental evaluar las características y beneficios que cada opción puede aportar a tu empresa. Por ejemplo:
- Sistemas biométricos: Aunque ofrecen una alta precisión, pueden requerir consideraciones adicionales en términos de instalación y mantenimiento, haciéndolos más complicados.
- Hojas de Excel: Son una opción manual y económica, pero pueden volverse tediosas y propensas a errores, especialmente en empresas con muchos empleados.
- Herramientas de gestión unificada de recursos humanos: Integran múltiples funciones, pero adoptar una nueva puede significar abandonar el software de recursos humanos que ya utilizas.
Visto de esta manera, la opción más práctica suele ser un software de control horario especializado, que cubra específicamente la necesidad de fichar y cumplir con la ley sin complicaciones adicionales.
En InfortisaLABS, ofrecemos Chronos by LABS, una herramienta muy intuitiva y sencilla para el fichaje. Esta solución innovadora te permite controlar las horas de la jornada laboral, desde el inicio hasta el final. Además, incluye funcionalidades clave como:
- Geolocalización: Actualiza automáticamente la ubicación de los empleados, facilitando la gestión de quienes trabajan en diferentes ubicaciones.
- Recordatorios para el fichaje: Ayudan a los empleados a recordar registrar sus horas de trabajo.
- Asignación de roles: Permite designar responsables para administrar las horas de cada departamento.
- Visualización de horas trabajadas: Los empleados pueden consultar sus horas trabajadas, cumpliendo con los requisitos legales de transparencia.
PASO 3: Formación al personal y comunicación
Una vez que hayas decidido cuál es la herramienta de control horario adecuada para tu empresa, el siguiente paso crucial es comunicar esta decisión a todo el personal de manera efectiva.
Es importante abordar cualquier inquietud que los trabajadores puedan tener, especialmente la percepción de que el control horario es una forma de «vigilancia».
Por el contrario, el control horario fomenta un ambiente laboral mucho más transparente.
Los empleados podrán ver cuántas horas trabajan y cuántas de estas son horas extra, teniendo a su disposición una herramienta que les permitirá monitorizar su propio tiempo de trabajo.
Además, es fundamental que la herramienta de control horario sea sencilla e intuitiva.
Debe permitir a los empleados registrar su jornada de manera fácil y rápida, sin quitarles demasiado tiempo.
Para facilitar esta transición, puedes ofrecer una guía de uso y asegurarte de que los empleados sepan que recibirán notificaciones para recordarles cuándo fichar, ya sea al inicio de su jornada, después de una pausa o al final del día.
PASO 4: Implantar el método en cada departamento
Una vez que hayas comunicado adecuadamente el uso del sistema de control horario a todo el personal, el siguiente paso es implementar el método en cada departamento.
Esta implementación debe ser gradual y adaptada a las necesidades específicas de cada área de la empresa.
Algunos departamentos pueden requerir un enfoque más detallado, especialmente aquellos con horarios más flexibles o empleados que trabajan en ubicaciones remotas.
Asegúrate de que cada departamento cuente con un responsable que supervise la correcta aplicación del sistema y que sirva de punto de contacto para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
La coordinación entre departamentos es clave para una implementación exitosa.
PASO 5: Utilizar la herramienta para mejoras
El uso del sistema de control horario no solo cumple con la normativa legal, sino que también ofrece una excelente oportunidad para mejorar diversos procesos dentro de la empresa.
Por ejemplo, puedes utilizar el software para analizar cuántas horas se trabajan en cada turno, identificar patrones y optimizar la asignación de recursos.
Además, el sistema puede ayudarte a organizar mejor los turnos de trabajo rotativos, asegurando que se distribuyan de manera equitativa y eficiente.
También puedes utilizar los datos recopilados para identificar áreas donde se necesite más personal o ajustar los horarios para mejorar la productividad y el bienestar de los empleados.
Al aprovechar al máximo las funcionalidades del software de control horario, no solo cumplirás con la ley, sino que también podrás implementar mejoras significativas en la gestión del tiempo y los recursos de tu empresa.
Optimiza el control horario con Chronos By LABS
Implementar un sistema de control horario es un paso importante para cumplir con la normativa legal y mejorar la eficiencia en tu empresa.
Con Chronos by LABS, cumples con la normativa y mejoras la eficiencia y la precisión en la gestión de los horarios laborales.
Esta herramienta es una excelente opción para simplificar y optimizar el control horario en tu empresa.
Convierte el control horario en una oportunidad para crecer, optimizar procesos y crear un entorno laboral más justo y productivo.
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