Implementar un canal de denuncias es esencial para garantizar la transparencia y prevenir delitos dentro de las organizaciones. Además, con la nueva Ley de Protección al Informante (Ley 2/2023), muchas empresas están obligadas a tener un sistema interno de información, más conocido como canal de denuncias. Pero, ¿cómo puedes poner en marcha uno en tu negocio de forma efectiva? Aquí te lo contamos paso a paso.
Un canal de denuncias permite que los empleados (o cualquier persona relacionada con la empresa) informen de manera confidencial sobre conductas inapropiadas o ilegales dentro de la organización. Esto incluye desde fraudes hasta malas prácticas que puedan comprometer la ética o la legalidad del negocio.
Existen dos tipos de canales de denuncias:
- Externos: Gestionados por entidades externas o administraciones públicas. En algunos casos, incluyen denuncias que pueden hacerse a través de medios de comunicación o redes sociales.
- Internos: Estos son gestionados directamente por la empresa y permiten a los empleados reportar problemas. Suelen ser más efectivos, ya que permiten un control más cercano y confidencial por parte de la organización.
Características esenciales de un buen canal de denuncias
Para que el canal de denuncias sea efectivo, debe cumplir con una serie de características clave:
- Accesibilidad: Los empleados deben saber cómo acceder fácilmente al canal y entender cómo funciona.
- Confidencialidad y anonimato: Las personas que denuncian deben sentirse seguras de que su identidad será protegida en todo momento.
- Capacitación a los empleados: Es vital que todos los empleados sepan cómo y cuándo utilizar este canal.
- Revisión periódica: El canal debe ser revisado regularmente para garantizar su correcto funcionamiento.
- Régimen sancionador: Establecer sanciones adecuadas para aquellos que no sigan las normativas establecidas.
- Informar a los representantes: Es importante que los representantes de los trabajadores estén al tanto de la existencia y funcionamiento del canal.
Pasos para implementar un canal de denuncias en tu empresa
Si estás listo para implementar un canal de denuncias, aquí te dejamos los pasos esenciales para hacerlo correctamente:
Paso 1: Define cómo se recibirán las denuncias
Puedes habilitar varias vías, como el correo electrónico, una plataforma digital o incluso el teléfono. Sin embargo, lo más recomendable hoy en día es optar por un software especializado. Este tipo de software centraliza la información y garantiza el anonimato mediante el cifrado de los datos.
Recuerda que es fundamental definir desde el principio qué tipo de conductas se pueden denunciar y establecer una clara política de privacidad y seguridad.
Paso 2: Nombra a un responsable del canal
Es necesario designar a una persona (o equipo) responsable de recibir y gestionar las denuncias. No tiene que ser una única persona; puede ser un comité o un equipo encargado de este proceso. Este responsable evaluará si las denuncias requieren una investigación y tomará las medidas necesarias.
En empresas grandes, lo ideal es que el responsable sea un alto directivo con independencia del órgano de administración. Sin embargo, en empresas más pequeñas, esta responsabilidad puede recaer en alguien que ya desempeñe otras funciones.
Paso 3: Crea una política clara para el canal de denuncias
El canal de denuncias no debe convertirse en un buzón de sugerencias, por lo que es fundamental crear una normativa específica. Este documento debe incluir:
- La protección al informante, así como la ley de protección de datos aplicable.
- Quiénes pueden utilizar el canal (empleados, proveedores, etc.).
- Las vías de comunicación que estarán disponibles (internas o externas).
- Los tipos de conductas que se pueden denunciar.
- El órgano encargado de recibir y gestionar las denuncias.
- Los plazos para resolver cada caso.
- Los derechos tanto del denunciante como del denunciado.
- Una descripción clara del proceso de investigación.
- Instrucciones sobre cómo presentar una denuncia.
Paso 4: Publicita el canal dentro de la empresa
Una vez que el canal esté listo, debes asegurarte de que todos en la empresa lo conozcan. Puedes incluir información sobre el canal en la intranet, en la web corporativa o realizar campañas informativas internas. Es fundamental transmitir claramente:
- Cómo usar el canal.
- Los principios éticos detrás de la gestión de denuncias.
Paso 5: Protección de datos y confidencialidad
Cuando se trata de denuncias, el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos es fundamental. La empresa debe informar a los denunciantes sobre cómo se tratarán sus datos y respetar los siguientes principios:
- Finalidad específica: Los datos personales solo deben utilizarse para investigar la denuncia.
- Acceso limitado: Solo las personas autorizadas podrán acceder a la información.
- Posible cesión: En caso de ser necesario, los datos pueden ser compartidos con las autoridades judiciales.
- Conservación de datos: La empresa debe garantizar la adecuada conservación de los datos mientras dure la investigación.
Paso 6: Llevar un registro de denuncias
Es recomendable llevar un registro de todas las denuncias recibidas, las investigaciones iniciadas y las resoluciones de cada caso. Un buen software de canal de denuncias suele incluir esta funcionalidad, lo que facilita la labor de seguimiento y ahorra tiempo.
Plazos de implantación según la Ley 2/2023
Los plazos para implementar un canal de denuncias según la Ley 2/2023 son los siguientes:
- Empresas con 250 o más empleados y Administraciones Públicas: 13 de junio de 2023.
- Empresas con entre 50 y 249 empleados: 1 de diciembre de 2023.
- Ayuntamientos de municipios con menos de 10.000 habitantes: 1 de diciembre de 2023.
¿Por qué debes implementar un canal de denuncias?
Implementar un canal de denuncias no solo te ayudará a cumplir con la ley, sino que también fortalecerá tu plan de Compliance, mejorará la ética organizacional y ofrecerá protección tanto a la empresa como a los empleados.
Canal de denuncias by LABS
Si estás buscando una solución eficaz y fácil de implementar, el Canal de Denuncias By LABS es una excelente opción. Este software te proporciona una plataforma segura y eficiente para gestionar las denuncias dentro de tu empresa.
Entre las principales ventajas de este software destacan:
- Facilidad de uso: Está diseñado para que tanto empleados como administradores puedan utilizarlo sin complicaciones, con una interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo.
- Confidencialidad garantizada: El software asegura la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes mediante avanzados sistemas de cifrado de datos, lo que brinda tranquilidad a quienes reportan incidentes.
- Cumplimiento normativo: El Canal de Denuncias By LABS está totalmente adaptado a las exigencias de la Ley 2/2023 de Protección al Informante, garantizando que tu empresa cumpla con las normativas vigentes y evitando posibles sanciones.
- Automatización del proceso: Este software te permite gestionar las denuncias de forma automatizada, desde la recepción hasta la resolución, ahorrando tiempo y evitando errores humanos. Además, incluye un registro digital de todas las denuncias recibidas y el estado de cada una.
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