Desde que el control horario en empresas se hizo obligatorio en 2019, muchas empresas han tratado de cumplir con la norma de la mejor manera posible. Sin embargo, en 2024 hemos visto un repunte de sanciones a empresas que no han gestionado bien este registro. Algunas por descuido, otras porque simplemente no han dado con la herramienta adecuada. El problema es que estas multas no son pequeñas y pueden afectar seriamente la economía de cualquier negocio.
Entonces, si no quieres ser la próxima empresa en recibir una sanción, es momento de asegurarte de que tu sistema de control horario está funcionando correctamente. La solución no es complicada: necesitas un software de control horario y algunos ajustes en la gestión interna.
Aquí te explicamos cómo hacerlo.
La primera regla es clara: deja el papel y las hojas de cálculo en el pasado. Si sigues llevando el registro en formatos manuales, no solo estás perdiendo tiempo, sino que estás dejando abierta la puerta a errores y omisiones que podrían costarte caro en una inspección.
Un software de control horario es la solución más práctica. Te permite automatizar el registro de horas, minimizar errores humanos y asegurarte de que toda la información esté bien documentada en caso de una auditoría.
Algunas funcionalidades básicas que debería tener el software que elijas:
- Registro de entrada y salida automático
- Control de descansos
- Informes detallados de horas trabajadas
- Alertas y notificaciones de fichaje
- Geolocalización para empleados en movilidad
- Visualización de jornadas laborales, vacaciones y festivos
No es solo cuestión de cumplir la ley, sino de mejorar la organización interna y optimizar la gestión del tiempo.
2. Cumplir con la normativa: Lo que debes saber (y evitar)
La ley exige que el registro horario en empresas se conserve durante cuatro años y que se pueda presentar en caso de inspección. Además, debe aplicarse a todos los trabajadores, incluyendo aquellos en teletrabajo o en movilidad.
No cumplir con estas normas puede salir muy caro. Estas son las multas que podrías enfrentar si no lo haces bien:
- Infracciones leves: Entre 60 y 625 euros. Ocurren si la empresa no informa adecuadamente sobre las condiciones laborales.
- Infracciones graves: Entre 625 y 6.250 euros. Por irregularidades en los horarios pactados o si se realizan horas extras sin registrar.
- Infracciones muy graves: Entre 6.250 y 187.515 euros. Esto sucede cuando se exceden las horas extras permitidas sin un cambio en el contrato o si no se pagan adecuadamente.
Si tu empresa no quiere terminar pagando de más, asegurarse de cumplir con la normativa es básico.
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3. Teletrabajo y movilidad: No hay excusas para no fichar
Uno de los errores más comunes en las empresas es pensar que los empleados en teletrabajo o movilidad no necesitan fichar. Error. La normativa también aplica para ellos, por lo que es imprescindible contar con un sistema que les permita registrar su jornada de manera fiable.
Aquí es donde un buen software de control horario marca la diferencia. Con funcionalidades como la geolocalización y el fichaje remoto, los empleados pueden registrar su jornada sin importar dónde estén trabajando. Esto no solo facilita la gestión para la empresa, sino que también evita problemas en caso de inspección.
4. La importancia de los informes y auditorías internas
No basta con tener un software de control horario si nadie revisa los registros. Para evitar problemas, es recomendable realizar auditorías internas periódicas. Esto ayudará a detectar irregularidades antes de que se conviertan en un problema mayor.
Algunos aspectos clave a revisar:
- ¿Todos los empleados están fichando correctamente?
- ¿Se están respetando los horarios pactados?
- ¿Hay incidencias o errores en los registros?
- ¿Se han registrado correctamente las horas extras?
Un simple chequeo mensual puede evitarte multas innecesarias y garantizar que todo esté en orden.
5. Fomentar una cultura de responsabilidad en el control horario
Más allá de las herramientas tecnológicas, el éxito en la gestión del control horario también depende de la implicación de los empleados. Si los trabajadores ven el registro de jornada como una imposición sin sentido, es probable que surjan descuidos o intentos de eludir el sistema. Para evitarlo, es clave fomentar una cultura empresarial basada en la responsabilidad y la transparencia.
Explicarles a los empleados por qué es importante fichar, cómo beneficia tanto a la empresa como a ellos mismos y facilitar un proceso de registro sencillo hará que la gestión del tiempo sea más eficiente y menos conflictiva. Además, cuando los empleados se sienten parte de la solución, es más probable que el sistema funcione sin problemas y sin necesidad de imposiciones constantes.
6. Control horario y bienestar laboral: dos caras de la misma moneda
Otro error que llegan a cometer varias empresas es ver el control horario como una herramienta únicamente para supervisar a los empleados.
Cuando la realidad es que si gestiona bien, también puede ser un aliado clave para mejorar el bienestar laboral.
El registro de jornada no solo sirve para evitar sanciones, sino que ayuda a garantizar que los trabajadores no excedan sus horas de trabajo, respeten sus tiempos de descanso y mantengan un equilibrio entre vida laboral y personal. En un entorno donde el burnout y el estrés laboral van en aumento, es bastante necesario contar con una herramienta que sea adecuada
Por ejemplo, si los registros muestran que un equipo está acumulando demasiadas horas extra, es una señal clara de que hay una sobrecarga de trabajo o una mala distribución de tareas. También permite detectar cuándo un trabajador no está aprovechando bien su jornada, lo que puede ser una oportunidad para optimizar su carga laboral o brindarle apoyo adicional.
Al final, un buen sistema de control horario no solo protege a la empresa, sino que también protege a sus empleados. Cuando se usa correctamente, puede ser una herramienta para construir un entorno de trabajo más saludable, productivo y sostenible en el tiempo.
Si estás buscando una herramienta que simplifique todo este proceso, Chronos by LABS es una excelente opción. Diseñado para adaptarse a las necesidades de cada empresa, este software permite gestionar y registrar la jornada laboral de manera precisa y sencilla.
Algunas de sus ventajas:
- Automatización total del registro horario
- Compatible con teletrabajo y movilidad
- Generación de informes detallados
- Adaptación a distintos sectores y tamaños de empresa
Con una herramienta así, gestionar el control horario deja de ser un dolor de cabeza y se convierte en un proceso sencillo y eficiente.
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