La digitalización ha impulsado numerosas innovaciones en el ámbito empresarial, y la facturación electrónica es una de ellas.
Este proceso no solo busca hacer más eficiente la gestión administrativa, sino también combatir el fraude fiscal y la morosidad, fomentando una mayor transparencia en las operaciones comerciales.
En este artículo, profundizaremos en qué consiste la facturación electrónica, cuándo se vuelve obligatoria y qué ventajas ofrece para las empresas.
Esta es, en esencia, la evolución digital de la factura tradicional.
Aunque cumple la misma función que una factura en papel —justificar transacciones comerciales o financieras—, su formato es completamente digital.
Esto significa que tanto la emisión como la recepción de la factura se realizan por medios electrónicos, lo que simplifica enormemente el proceso.
Un aspecto para tener en cuenta es que la emisión de una factura electrónica requiere el consentimiento del receptor, un requisito que no es necesario en las facturas convencionales.
Beneficios de implementar la facturación electrónica
La transición hacia la facturación electrónica no solo responde a una necesidad de modernización, sino que también ofrece una serie de beneficios significativos que pueden ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia operativa.
A continuación, te detallamos algunas de las ventajas más destacadas:
- Reducción de costes: Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y almacenar facturas en papel, las empresas pueden ahorrar significativamente en costes operativos.
- Agilidad en los procesos: La facturación electrónica acelera el ciclo de facturación, permitiendo una tramitación mucho más rápida y eficiente que con los métodos tradicionales.
- Menor impacto ambiental: Al reducir el uso de papel, este sistema contribuye a la sostenibilidad ambiental, alineándose con las políticas de responsabilidad social corporativa.
- Minimización de errores: La automatización de la facturación electrónica reduce la posibilidad de errores humanos, garantizando una mayor exactitud en la contabilidad.
- Seguridad mejorada: Las facturas electrónicas están protegidas por avanzados sistemas de seguridad que aseguran la autenticidad y la integridad de los documentos.
Mayor transparencia: Facilita el control y la auditoría de las transacciones, lo que se traduce en un aumento de la transparencia en las operaciones comerciales
Normativa sobre la facturación electrónica
En España, aunque aún no es obligatoria para todas las empresas privadas, la situación está en proceso de cambio.
La Ley Crea y Crece, aprobada en octubre de 2022, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para empresarios y profesionales, un requisito que se implementará de manera progresiva.
Aunque inicialmente se esperaba su entrada en vigor en 2023, los retrasos en la aprobación del reglamento han pospuesto su implementación hasta 2024 o 2025.
La obligación de adoptar la facturación electrónica se aplicará en función de los ingresos anuales de las empresas, afectando también a los autónomos.
Estos son los plazos establecidos para la adaptación:
- Empresas con ingresos superiores a 8 millones de euros anuales: Estas empresas tendrán un año para adaptarse al nuevo sistema desde la entrada en vigor de la normativa.
- Empresas y autónomos con ingresos inferiores a 8 millones de euros anuales: Contarán con un plazo de dos años para cumplir con la nueva obligación.
Es fundamental que las empresas se mantengan informadas y comiencen a adaptarse a esta nueva realidad cuanto antes, para evitar sanciones y estar preparadas para cuando la normativa sea plenamente exigible.
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¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?
La Ley Crea y Crece extiende la obligación de facturar electrónicamente a todas las operaciones entre empresarios y profesionales (relaciones B2B). Esto incluye tanto a empresas como a autónomos, quienes deberán utilizar la factura electrónica a en sus transacciones con otros profesionales y empresas. Inicialmente, esta obligación se aplicará a aquellos que facturen más de 8 millones de euros al año, pero en un plazo de dos años, se extenderá a todo el sector privado.
Es importante destacar que, por el momento, esta obligatoriedad no afectará las relaciones con consumidores finales (relaciones B2C), por lo que las transacciones con clientes particulares no estarán sujetas a esta normativa
Requisitos para cumplir la normativa
Para cumplir con la normativa de facturación electrónica, tanto empresas como profesionales deben seguir una serie de pasos y requisitos específicos:
- Generación y manejo de facturas electrónicas: Es indispensable que las empresas y profesionales emitan, envíen y reciban sus facturas en formato electrónico utilizando plataformas privadas autorizadas. Esto asegura que las transacciones sean seguras y cumplan con los estándares exigidos.
- Gestión de la información y estado de las facturas: Es responsabilidad tanto del emisor como del receptor de la factura mantener actualizada la información sobre el estado de la misma, utilizando para ello informes digitales.
- Interconexión e interoperabilidad de sistemas: Los proveedores de servicios de facturación electrónica deben garantizar que sus plataformas sean compatibles entre sí.
- Conservación de las facturas: Los destinatarios de estas facturas deben conservarlas y garantizar su accesibilidad durante un periodo mínimo de cuatro años.
- Accesibilidad a las facturas: Los proveedores de servicios de facturación electrónica deben proporcionar a los usuarios la capacidad de visualizar, descargar e imprimir las facturas electrónicas. Esto asegura que las facturas estén siempre accesibles para su revisión o para cumplir con otros requisitos administrativos.
¿Cuáles son las sanciones por no adaptarse?
Las empresas deberán cumplir y adaptarse a la ley de facturación electrónica si no, podrían hacer frente a sanciones significativas que varían desde los 10.000€
Software de facturación electrónica con InfortisaLABS
Dado que la facturación electrónica se convertirá en una obligación en los próximos años, es esencial que tu empresa esté preparada para cumplir con esta normativa.
Para ello, contar con un software de facturación electrónica que cumpla con todos los requisitos legales es fundamental.
Dynamics 365 Business central está alineado con las normativas establecidas, como la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, garantizando que tu empresa pueda gestionar sus facturas electrónicas de manera eficiente y conforme a la ley.
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