La implementación obligatoria de la factura electrónica para autónomos y empresas ha generado muchas dudas. Una de las más comunes es la diferencia entre una factura tradicional en papel y una factura electrónica.
¿Realmente hay diferencias significativas? Y si las hay, ¿cómo afectan a los negocios?
En este artículo, te explicamos las diferencias clave y las ventajas que aporta la facturación electrónica para que puedas adaptarte a la normativa con mayor claridad.
A simple vista, ambas facturas cumplen la misma función: documentar una transacción comercial. Sin embargo, hay algunas diferencias clave que es importante conocer:
- Factura en papel: Se emite y recibe en formato físico, ya sea escrita a mano o impresa.
- Factura electrónica: Se emite y recibe en un formato digital. Este formato puede ser:
- Estructurado: Los datos de la factura pueden procesarse automáticamente mediante un código informático. Un ejemplo de esto es el formato Facturae, basado en XML.
- No estructurado: No cuenta con codificación automatizada, como una factura en PDF o una imagen.
2. Eficiencia y organización
La facturación electrónica optimiza los procesos de gestión financiera gracias a:
- Automatización de tareas: Se reducen los tiempos de emisión, recepción y procesamiento de facturas.
- Seguridad mejorada: La firma digital y la trazabilidad garantizan la autenticidad y previenen fraudes.
- Menos errores: Al eliminar la introducción manual de datos, se minimizan los errores humanos.
- Reducción de tiempos de cobro: Al acelerar la facturación, se acortan los plazos de pago.
3. Consentimiento del receptor
- En facturación B2B (entre empresas y autónomos), el uso de la factura electrónica será obligatorio, por lo que no se podrá rechazar su recepción.
- Para clientes particulares, será necesario su consentimiento previo para recibir facturas electrónicas.
4. Autenticidad e integridad
Independientemente del formato, todas las facturas deben cumplir estos requisitos:
- Legibilidad: La información debe ser clara y comprensible.
- Autenticidad del origen: Debe ser posible identificar al emisor.
- Integridad del contenido: No debe haber modificaciones no autorizadas en la factura.
En el caso de la factura electrónica, el software de facturación o incluso el correo electrónico donde se recibe pueden ser herramientas válidas para garantizar estos requisitos.
Beneficios de la factura electrónica frente a la factura en papel
Reducción de costes
- Ahorro en insumos: Se eliminan los gastos en papel, impresión, tinta y envío postal.
- Disminución de costes operativos: Reduce la necesidad de almacenamiento físico y de personal administrativo.
- Menos gastos en rectificación de errores: Al ser automatizada, minimiza el tiempo y dinero invertido en corregir facturas erróneas.
Menor impacto ambiental
- Reducción en el consumo de papel: Disminuye la tala de árboles y el uso de agua para la producción de papel.
- Disminución de emisiones de CO2: Al eliminar la necesidad de transporte físico de facturas.
Automatización e integración
- Integración con sistemas contables: Permite la conexión directa con software de gestión financiera.
- Mayor agilidad en la contabilidad: Facilita el registro y conciliación de transacciones.
Mayor productividad
- Menos carga administrativa: Los empleados pueden centrarse en tareas más estratégicas.
- Agiliza auditorías y control financiero: Facilita la localización y verificación de documentos.
Eliminación de errores
- Menos errores en introducción de datos: Al estar automatizada, evita problemas como dígitos incorrectos o información incompleta.
- Disminución de fraudes y alteraciones: Gracias a la trazabilidad y firma digital.
Reducción en tiempos de entrega y cobro
- Emisión inmediata: Se generan y envían en segundos.
- Aceleración del proceso de cobro: Al evitar retrasos en la entrega de facturas físicas.
Mayor seguridad
- Encriptación de datos: Protege la información frente a fraudes y accesos no autorizados.
Almacenamiento seguro y accesible
- Cumplimiento legal: Se almacenan según los plazos exigidos por la normativa vigente.
- Fácil acceso y recuperación: Se pueden consultar y recuperar en cualquier momento sin riesgo de deterioro.
Disminución del riesgo de pérdida
- Evita extravíos y deterioro: Al estar en formato digital, no se deterioran ni se pierden.
- Facilidad de búsqueda: Con un solo clic se pueden recuperar facturas pasadas.
Impulso a la digitalización
- Primer paso para la transformación digital: Una vez implementado, facilita la automatización de otros procesos.
- Escalabilidad: Se puede ampliar a otros ámbitos como pedidos, pagos y contratos digitales.
InfortisaLABS agentes digitalizadores
Ahora que ya sabes la diferencia entre la factura electrónica y la factura en papel, ¿Cuál crees que es mejor? exacto. La factura electrónica además de ser una normativa, también es una manera de digitalizar tu área de facturación y mejorar muchos procesos internos.
En InfortisaLABS, ofrecemos las herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ley de facturación electrónica, facilitando una transición eficiente hacia la digitalización de los procesos contables.
Con el Kit Digital, las empresas pueden implementar un sistema de facturación electrónica sin coste, aprovechando esta subvención para adaptarse a la normativa y evitar posibles sanciones.
Además, ofrecemos asesoramiento y soporte durante todo el proceso, desde la gestión del trámite hasta la implantación del software, asegurando una integración sin complicaciones.
Para no perderte las últimas noticias, ¡suscríbete a nuestra lista de correo!
